มหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร ตั้งอยู่เลขที่ 680 ถนนสกลนคร – อุดรธานี ตำบลธาตุเชิงชุม อำเภอเมือง จังหวัดสกลนคร รหัสไปรษณีย์ 47000 โทรศัพท์/โทรสาร 0 4297 0022 เปิดให้มีการเรียนการสอน 6 คณะ คือ คณะครุศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี คณะวิทยาการจัดการ คณะเทคโนโลยีอุตสาหกรรม และคณะเทคโนโลยีการเกษตร และมีหน่วยงานสนับสนุนการบริหารงานของมหาวิทยาลัย 6 หน่วยงาน คือ สำนักงานอธิการบดี สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสสนเทศ สถาบันวิจัยและพัฒนา สถาบันภาษา ศิลปะและวัฒนธรรม และบัณฑิตวิทยาลัย ในส่วนหน่วยงานระดับกองภายในสังกัดสำนักงานอธิการบดี มี 3 กอง คือ กองกลาง กองนโยบายและแผน และกองพัฒนานักศึกษา
สำนักงานอธิการบดี จึงเป็นหน่วยงานหลักด้านการสนับสนุนการบริหารงานของมหาวิทยาลัย เป็นหน่วยงานที่มีความสำคัญเกี่ยวกับการให้บริการแก่ผู้รับบริการทั้งภายในและภายนอก สำนักงานอธิการบดีมีหน่วยงานภายในหลายหน่วยงานซึ่งมีภารกิจหลักที่แตกต่างกันไป แบ่งออกเป็น 3 กอง ได้แก่ กองกลาง กองนโยบายและแผน และกองพัฒนานักศึกษา รวมเป็นหน่วยงานบริหารของมหาวิทยาลัยฯ เพื่อให้บริการข้อมูล คำปรึกษา และอำนวยความสะดวก เพื่อสนับสนุนการขับเคลื่อนภารกิจของมหาวิทยาลัยให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและเป็นประโยชน์ต่อมหาวิทยาลัย สำนักงาน อธิการบดีจัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏ พ.ศ. 2547 ตั้งอยู่เลขที่ 680 ชั้น 1 อาคาร 10 ถนนสกลนคร – อุดรธานี ตำบลธาตุ เชิงชุม อำเภอเมือง จังหวัดสกลนคร รหัสไปรษณีย์ 47000 โทรศัพท์/โทรสาร 0 4279 0022 เว็บไซต์ http://po.snru.ac.th และตามประกาศมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร เรื่อง การแบ่งส่วนราชการภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร เป็นระดับงานหรือเทียบเท่างาน พ.ศ. 2567 ประกาศ ณ วันที่ 23 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2567 ให้แบ่งส่วนราชการระดับงานหรือเทียบเท่างานภายในกองของสำนักงานอธิการบดี ออกเป็น 3 กอง ดังนี้
- กองกลาง ให้แบ่งส่วนราชการเป็นระดับงานหรือเทียบเท่างาน ดังนี้
- งานบริหารทั่วไป
- งานบริหารบุคคลและนิติการ
- งานคลัง
- งานพัสดุ
- งานอาคารสถานที่และยานพาหนะ
- งานประชาสัมพันธ์และโสตทัศนูปกรณ์
- งานทรัพย์สินและรายได้
- งานประกันคุณภาพการศึกษา
- หน่วยตรวจสอบภายใน
- โรงเรียนวิถีธรรมแห่งมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร
- กองนโยบายและแผน ให้แบ่งส่วนราชการเป็นระดับงานหรือเทียบเท่างาน ดังนี้
2.1 งานบริหารงานทั่วไป
2.2 งานสารสนเทศและการเผยแพร่
2.3 งานวิเคราะห์และงบประมาณ
2.4 งานยุทธศาสตร์และติดตามประเมินผล
2.5 งานพันธกิจสากลและจัดอันดับมหาวิทยาลัย
- กองพัฒนานักศึกษา ให้แบ่งส่วนราชการเป็นระดับงานหรือเทียบเท่างาน ดังนี้
3.1 งานบริหารทั่วไป
3.2 งานส่งเสริมและพัฒนากิจกรรมนักศึกษา
3.3 งานสวัสดิการนักศึกษาและกองทุนให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา
3.4 งานแนะแนวและศิษย์เก่าสัมพันธ์
3.5 งานอนามัยและสุขาภิบาล
3.6 งานพัฒนาและส่งเสริมการศึกษานักศึกษาพิการ (DSS)
ในการนี้ งานบริหารทั่วไป จึงเป็นส่วนงานหนึ่งภายใต้สังกัดกองกลาง สำนักงานอธิการบดี เป็นหน่วยงานหลักในภารกิจการบริหารงานของสำนักงานอธิการบดี สนับสนุนส่งเสริมภารกิจหลักด้านการบริหารจัดการของมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร งานบริหารทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้ (ข้อมูลจาก : การจัดหน้าที่ความรับผิดชอบ การแบ่งงานและการกำหนดตำแหน่งในกองกลาง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร พ.ศ. 2567 – 25670 ตามโครงสร้างหน่วยงานและกรอบอัตรากำลังสายสนับสนุนวิชาการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร พ.ศ. 2567 – 2570)
- ปฏิบัติงานด้านสารบรรณของมหาวิทยาลัย หนังสือราชการภายใน (บันทึกข้อความ) โดยดำเนินการรับ กลั่นกรอง เสนอ ประสาน จัดส่งหนังสือราชการภายในจากส่วนราชการภายในมหาวิทยาลัย ประกอบด้วย คณะ สำนัก สถาบัน กอง งาน บุคคล
- ปฏิบัติงานด้านสารบรรณของมหาวิทยาลัย หนังสือราชการภายนอก (หนังสือ ตราครุฑ) โดยดำเนินการรับ กลั่นกรอง เสนอ ประสาน จัดส่งหนังสือราชการภายนอกไปยัง ส่วนราชการภายในมหาวิทยาลัย และหน่วยงาน / บุคคลที่เกี่ยวข้อง
- บริหารจัดการเอกสารตั้งแต่จัดทำ รับ ส่ง ยืม เก็บรักษา และทำลายทั้งหนังสือราชการภายในและหนังสือราชการภายนอก ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ และการจัดเก็บในรูปแบบแฟ้มสะสม
- ปฏิบัติหน้าที่งานด้านธุรการกลาง ระดับมหาวิทยาลัย ระดับสำนักงานอธิการบดี และระดับงาน โดยเป็นธุรการในการจัดหา จัดการ ประสานให้ได้มาซึ่งสิ่งของ วัสดุ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน ข้อมูล เอกสาร ตลอดจนการบริหารจัดการวัสดุ ครุภัณฑ์ เครื่องใช้สำนักงานของผู้บริหาร และของงานบริหารทั่วไป
- ปฏิบัติงานด้านพิธีการ กิจกรรม โครงการของมหาวิทยาลัย เริ่มตั้งแต่ดำเนินการจัดทำโครงการ จัดหา รวบรวมข้อมูล นำเสนอ ปรึกษาหารือและดำเนินการประสาย จัดเตรียมพิธีการ กิจกรรม โครงการเพื่อการดำเนินงานเป็นไปตามขั้นตอน และบรรลุตามวัตถุประสงค์ อาทิเช่น พิธีทำบุญตักบาตรตามวาระโอกาสนั้น ๆ พิธีครบรอบวันสถาปนามหาวิทยาลัย ราชภัฏสกลนคร รัฐพิธีวันสำคัญ ๆ ตามนโยบายของจังหวัด และส่วนกลางจากกระทรวง การอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม งานรับ – ส่งเสด็จตามที่ได้รับมอบหมาย เป็นต้น
- ดำเนินการและบริหารจัดการตามภารกิจของสภาคณาจารย์และข้าราชการ ตามกิจกรรมโครงการ และวาระที่คณะกรรมการสภาคณาจารย์และข้าราชการรับผิดชอบ โดยจัดตั้งคำของบประมาณ จัดทำโครงการ งานธุรการเอกสาร หนังสือ ประสาน จัดหา เตรียมการ จัดทำสรุป และประมวลผลการจัดกิจกรรม ดำเนินการบริหารจัดการการประชุมคณะกรรมการสภาคณาจารย์และข้าราชการ ตลอดจนจัดทำชุดเบิก รายงานการเดินทาง รายงานโครงการ / กิจกรรม และภารกิจต่าง ๆ ที่มหาวิทยาลัยมอบหมาย
- ปฏิบัติหน้าที่งานเลขานุการ ผู้บริหารระดับสูง และระดับกลาง (อธิการบดี รองอธิการบดี ผู้ช่วยอธิการบดี ผู้อำนวยการสำนัก กอง) โดยดำเนินงานกลั่นกรองและจัดหาข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร ติดต่อ ประสาน จัดเตรียม จัดเก็บเอกสาร เผยแพร่ข้อมูล ข่าวสารประชาสัมพันธ์ภารกิจกิจกรรมของผู้บริหาร ตลอดจนการดูแลภาพลักษณ์ของผู้บริหาร การเตรียมการอำนวยความสะดวกความเรียบร้อยในการเดินทาง การไปร่วมงาน โครงการ หรือกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งสถานที่ที่อยู่ภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดการตารางแผนงาน การนัดหมาย ภารกิจของผู้บริหาร เป็นต้น รวมทั้งการเป็นธุรการด้านหนังสือราชการ รายงาน การเดินทาง งบประมาณ การเงิน
- ดำเนินการบริหารจัดการประชุมของผู้บริหาร ระดับมหาวิทยาลัย และระดับส่วนราชการภายในมหาวิทยาลัย อาทิเช่น ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร (ก.บ.) ประชุมคณะกรรมการบริหารบุคคลในมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร (ก.บ.ม.) ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี ประชุมคณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดี ประชุมอื่น ๆ ตามภารกิจ เช่น ประชุมเกี่ยวกับงานพิธีพระราชทานปริญญาบัตรร่วมกับสำนักพระราชวัง หัวหน้าส่วนราชการระดับจังหวัด ประชุมหารือต่าง ๆ ที่ผู้บริหารหรือมหาวิทยาลัยมอบหมาย ในกิจกรรม / งานนั้น ๆ จัดทำเอกสาร ข้อมูลระเบียบวาระการประชุม ตลอดจนประสานบุคคล / กรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุม พร้อมทั้งจัดหา จัดเตรียมอาหารว่าง เครื่องดื่ม สถานที่ โสตทัศนูปกรณ์ ฯลฯ จัดทำรายงานการประชุม แจ้งมติการประชุม ติดตามผลตามมติที่ประชุม เผยแพร่ข้อมูลผ่านสื่อสังคมออนไลน์ จัดทำชุดเบิกเกี่ยวกับการประชุม
- ดำเนินการให้บริการด้านสวัสดิการขอใช้สถานที่ การขอใช้ห้องประชุม ที่พักอาศัย และสนามกีฬา ของมหาวิทยาลัยให้แก่บุคคล หน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย โดยดำเนินการประสานหน่วยงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นงานอาคารสถานที่และยานพาหนะ งานประชาสัมพันธ์และโสตทัศนูปกรณ์ หน่วยรักษาความปลอดภัย เจ้าหน้าที่หรือบุคคลหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบ ประกาศของมหาวิทยาลัย ตลอดจนดูแลความเรียบร้อยก่อนและหลังการให้บริการ สรุป และรายงานผล แจ้งผู้บังคับบัญชาเพื่อทราบ จัดทำเอกสารข้อมูล รวบรวมสถิติเพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บริหาร ตอบรับหนังสือการขอใช้บริการต่าง ๆ ติดตามค่าบริการการให้บริการจนเสร็จสิ้นกระบวนการ
- การบริหารจัดการงานสภามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร
10.1 งานประชุมสภามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร
10.2 งานธุรการสภามหาวิทยาลัย
10.3 งานสรรหา / เลือกตั้ง คณะกรรมการชุดต่าง อาทิเช่น นายกสภามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร (ตำแหน่งโปรดเกล้าฯ) กรรมการสภามหาวิทยาลัยผู้ทรงคุณวุฒิ (ตำแหน่งโปรดเกล้าฯ) กรรมการสภามหาวิทยาลัยจากผู้ดำรงตำแหน่งบริหาร กรรมการสภามหาวิทยาลัยจากคณาจารย์ประจำ อธิการบดีมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร (ตำแหน่งโปรดเกล้าฯ) คณบดี ผู้อำนวยการสำนัก สถาบัน 12 หน่วยงาน กรรมการสภาคณาจารย์และข้าราชการ กรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัย กรรมการติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลงานของมหาวิทยาลัย
- งานที่สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัย มอบหมายให้งานบริหารทั่วไป ดำเนินการเป็นหลัก ได้แก่ 1) การจัดทำแผนบริหารความเสี่ยงของสำนักงานอธิการบดี โดยดำเนินการวางแผน ประสานส่วนราชการภายในสำนักงานอธิการบดี ระดับกอง งาน เพื่อนำเสนอข้อมูล พร้อมจัดทำหนังสือ จัดประชุม เผยแพร่ประชาสัมพันธ์ ติดตาม รายงานผล 2) งานประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักงานอธิการบดี 3) งานพัฒนาปรับปรุงดูแลเว็บไซต์ของสำนักงานอธิการบดี ของงานบริหารทั่วไป ให้มีความเคลื่อนไหวทันปัจจุบันและเป็นไปตามเกณฑ์ 4) กองอำนวยการงานพิธีพระราชทานปริญญาบัตร ดำเนินการจัดทำคำสั่ง ประสาน จัดประชุม จัดสถานที่ อำนวยความสะดวกแก่ส่วนราชการภายในและภายนอก
ภาพที่ 3 โครงสร้างการปฏิบัติงาน
งานบริหารทั่วไป จัดตั้งขึ้นประกาศมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร เรื่อง การแบ่งส่วนราชการภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร เป็นระดับงานหรือเทียบเท่างาน พ.ศ. 2567 ประกาศ ณ วันที่ 23 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2567 โดยมีหัวหน้างานบริหารทั่วไป ทำหน้าที่กำกับดูแลบังคับบัญชาชั้นต้น ผู้อำนวยการกองกลาง ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี และรองอธิการบดีด้านบริหาร กำกับดูแลตามลำดับ ปัจจุบันภาระงานเกี่ยวกับการบริหารงานทั่วไปมีปริมาณ เพิ่มมากขึ้นตามจำนวนงบประมาณที่ได้รับจัดสรร สำหรับการจัดจ้างบุคคลเข้าปฏิบัติงาน ดังนั้น งานบริหารทั่วไป จึงได้วิเคราะห์ภาระงานจัดทำกรอบอัตรากำลังเพิ่มใหม่ขึ้นในปีงบประมาณ พ.ศ. 2567 – 2570 ซึ่งจากการวิเคราะห์ต้องมีบุคลากรในสังกัดจำนวน 12 คน อัตราเพื่อรองรับภาระงานที่เพิ่มขึ้น ปัจจุบันงานบริหารทั่วไปมีบุคลากรในสังกัดจำนวน 12 คน (รวมหัวหน้างาน) ประกอบด้วย พนักงานในสถาบันอุดมศึกษา จำนวน 9 คน พนักงานราชการ จำนวน 2 คน และลูกจ้างชั่วคราวรายเดือน จำนวน 1 คน ทั้งนี้ ได้กำหนดโครงสร้างงานภายในโดยแบ่งภาระงานออกเป็นหน่วย (หน่วยภายในงานบริหารทั่วไป) ประกอบด้วย
- หน่วยธุรการและสารบรรณ
- หน่วยเลขานุการ
- หน่วยประชุม
ในส่วนของหน่วยประชุม เป็นหน่วยงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการอำนวยความสะดวกให้กับผู้บริหารของมหาวิทยาลัย ดำเนินการให้การประชุมผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัย เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ รวมถึงทำหน้าที่ประสานการดำเนินงานสรรหาผู้บริหารระดับอธิการบดี คณบดี ผู้อำนวยการสำนัก สถาบัน กรรมการสภามหาวิทยาลัย และกรรมการชุดอื่น ๆ ที่เป็นไปตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏ พ.ศ. 2547 และข้อบังคับของมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร ผู้เขียนคู่มือจึงเล็งเห็นถึงความสำคัญในส่วนงานนี้ที่จะต้องมีการพัฒนาทั้งระบบวิธีปฏิบัติงานและผู้ปฏิบัติงานให้มีความรู้ ความสามารถ ทักษะ ในการปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการประชุมสภามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร จึงได้รวบรวมหลักเกณฑ์และวิธีการเพื่อจัดทำคู่มือสำหรับใช้ในการปฏิบัติงานรวมถึงจะเป็นประโยชน์ต่อบุคลากรโดยตรงในการเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น
2.2 ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน
ตามโครงสร้างหน่วยงานและกรอบอัตรากำลังสายสนับสนุน มหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร พ.ศ. 2567 – 2570 ที่ผ่านการพิจารณาเห็นชอบจากสภามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร ในคราวประชุม ครั้งที่ 2/2567 เมื่อวันศุกร์ที่ 23 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2567 แบ่งโครงสร้างหน่วยงานภายในงานบริหารทั่วไป ประกอบด้วย 3 หน่วย ดังนี้
- หน่วยธุรการและสารบรรณ
- หน่วยเลขานุการ
- หน่วยประชุม
บุคลากรในสังกัดงานบริหารทั่วไป มีดังนี้
- นางสาวณัฐพิมล วัชรกุล ตำแหน่ง หัวหน้างานบริหารทั่วไป
- นายชัยยา เบ้าหล่อ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางนุชนารถ พิมกร ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางสาวกษมน มุลเมืองแสน ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางสาวสุภาพร ศิริขันธ์ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางศิริปภาวี วิชาชาติ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางสาวจรัสพรรณ คำภูแสน ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางพฤตยา แสงสุวรรณ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปปฏิบัติการ
- นางสาวมัลลิการ์ สินธุระวิทย์ ตำแหน่ง นักวิชาการศึกษาปฏิบัติการ
- นางกิ่งเดือน มิเถาวัลย์ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป
- นายวีระพรรณ รัตนะ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป
- นายนัถพร ข่วงทิพย์ ตำแหน่ง นักวิชาการศึกษา
ภาระหน้าที่หลักของหน่วยงาน
งานบริหารทั่วไป สังกัดกองกลาง สำนักงานอธิการบดี เป็นหน่วยงานหลัก ในภารกิจการบริหารงานของสำนักงานอธิการบดี เป็นหน่วยงานสนับสนุนส่งเสริมภารกิจหลัก ด้านการบริหารจัดการของมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร งานบริหารทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบ ภาระงานเกี่ยวกับงานสารบรรณ งานธุรการของมหาวิทยาลัย งานด้านพิธีการ ดำเนินการตามภารกิจของสภาคณาจารย์และข้าราชการ งานช่วยอำนวยการและงานเลขานุการของมหาวิทยาลัย งานการจัดประชุมและอำนวยความสะดวกในการประชุม เป็นต้น ซึ่งภาระงาน มีขอบเขตเนื้อหาของงานหลากหลาย และมีขั้นตอนการทำงานยุ่งยากซับซ้อนมากโดยต้องปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานให้เหมาะสมกับสถานการณ์ใหม่เพื่อให้งานสำเร็จตามวัตถุประสงค์งานที่รับผิดชอบของงานบริหารทั่วไป มีภาระงานหลักซึ่งเป็นแบ่งเป็นหน่วยย่อย 3 หน่วย ดังนี้
- หน่วยธุรการและสารบรรณ รับผิดชอบงานหลัก ๆ ดังนี้
งานธุรการ ภารกิจรับผิดชอบ ดังนี้
- ทำหน้าที่ประสานงานของฝ่ายธุรการระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
- งานบริการด้านต่าง ๆ อาทิ การใช้โทรศัพท์ โทรสาร และการใช้ห้องประชุมการขอความอนุเคราะห์ยืมวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงาน ฯลฯ
- จัดทำสำเนาเอกสารให้กับสำนักงานอธิการบดี และหน่วยงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย
- ต้อนรับแขกผู้มาติดต่อประสานงานและ ผู้บริหาร
- จัดหา จัดใช้วัสดุ อุปกรณ์สำนักงาน
- จัดส่งพัสดุ จดหมายกลางของมหาวิทยาลัยจากส่วนราชการต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย
- กำกับดูแลการเบิก-จ่ายพัสดุในงานบริหารทั่วไปและวางแผนการใช้
- กำกับการเบิกพัสดุผ่านระบบ
- งานด้านพัสดุ
9.1 สำรวจพัสดุที่มีอยู่ เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่เจ้าหน้าที่เพื่อใช้ในการปฏิบัติราชการ
9.2 วางแผน ควบคุม การเบิก จ่ายพัสดุ ครุภัณฑ์ ในงานบริหารทั่วไป
9.3 เบิกสิ่งของพร้อมบัญชีรายการสิ่งของที่ขอเบิกต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นเพื่อเสนอดำเนินการไปยังพัสดุ
9.4 กรณีพัสดุกลางไม่มีจะต้องดำเนินการประสานจัดหาให้ได้มาซึ่งตามกรณีเร่งด่วนจากผู้บังคับบัญชา
9.5 รับพัสดุที่ต้องการจากงานพัสดุกลาง โดยตรวจรับให้ตรงกับการขอเบิก และจัดเก็บอย่างเป็นระบบผ่านทะเบียนคุม และนำเก็บพัสดุไว้ในตู้และแยกประเภทของพัสดุให้ชัดเจนเพื่อง่ายและการติดตามตรวจสอบจากส่วนกลาง
- ส่งซ่อมวัสดุ อุปกรณ์ เมื่อมีการชำรุดหรือใช้งานไม่ได้
- ควบคุม ดูแล รักษา วัสดุครุภัณฑ์
- จัดเตรียมของว่างต่าง ๆ ตามที่มีการประชุมในแต่ละครั้ง และตามที่ได้รับมอบหมาย
- อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหาร
13.1 สวัสดิการบ้านพักของบุคลากร
เริ่มตั้งแต่รับเรื่อง ประสานรายละเอียด นำเสนอตามขั้นตอน และจัดเก็บ โดยทั้งนี้ให้เป็นไปด้วยความถูกต้องทั้งกระบวนการ ขั้นตอน เพื่อให้เกิดความเป็นระบบ ระเบียบ และเหมาะสม โดยผ่านคณะกรรมการสวัสดิการบ้านพักมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร
13.2 ให้ความอนุเคราะห์การขอเช่าพื้นที่ / ใช้พื้นที่ ขอใช้อาคาร หอประชุม ห้องประชุม โดยกระบวนผ่านระบบการจองแบบออนไลน์ ซึ่งต้องมีการติดต่อประสานรายละเอียดลักษณะการใช้ รูปแบบการจัดสถานที่ ห้อง หอประชุม กลุ่มเป้าหมาย ซึ่งมีรายละเอียดที่ยุ่งยาก ซับซ้อน พร้อมทั้งจัดทำเอกการขั้นตอนตามระเบียบของมหาวิทยาลัย
13.3 จัดทำ กิจกรรม / งาน / โครงการ ของมหาวิทยาลัย มีทั้งที่วางแผนและไม่ได้มีการวางแผนไว้ โดยศึกษารายละเอียดการดำเนินการ คิด วิเคราะห์ กิจกรรม งาน โครงการ ที่จะดำเนินการ เพื่อให้การจัดหรือการดำเนินการดังกล่าวเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และบรรลุตามวัตถุประสงค์
13.4 จัดทำคำสั่งเกี่ยวกับการอยู่เวรชาย – หญิง ในวันหยุด กศป. หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ ซึ่งจะต้องมีการวางแผน ติดต่อประสาน และนำเสนอเพื่อมอบหมายให้บุคคลปฏิบัติหน้าที่
13.5 จัดทำชุดเบิก ตัดยอดตามระบบ ระเบียบของทางราชการ ทั้งของงานบริหารทั่วไป และของงานต่าง ๆ จากกองกลาง
13.6 จัดทำชุดเบิกบริหารจัดการตามภารกิจ พันธกิจที่มหาวิทยาลัยเกี่ยวข้อง และรับผิดชอบ อาทิ เช่น เงินบริจาค เงินสมทบ ค่ารับรองแขกมหาวิทยาลัย ค่าใช้จ่ายสวัสดิการสงเคราะห์ สนับสนุน ส่งเสริมบุคลากร หรือผู้ทำคุณประโยชน์ต่อมหาวิทยาลัย ค่าของขวัญหรือของที่ระลึก หรือเงินรางวัล ค่าใช้จ่ายสำหรับพิธี รัฐพิธี งานพระราชพิธี เป็นต้น
- ต้อนรับ ติดต่อ ประสาน เกี่ยวกับภารกิจที่เกิดขึ้นของงาน สำนักงาน และของมหาวิทยาลัย
- จัดหา จัดการ ติดต่อประสาน ดูแลเกี่ยวกับการใช้ยานพาหนะ เพื่อให้บริการ แก่ผู้บังคับ บัญชาในการปฏิบัติภารกิจ หรือกิจกรรมตามที่ได้รับมอบหมาย
- ดำเนินการประสาน จัดทำ สรุป รายงาน ดูแล ผู้บริหาร คณาจารย์ บุคลากร ในภารกิจเกี่ยวกับกิจกรรมงานต่าง ๆ ที่มหาวิทยาลัยต้องปฏิบัติตามภารกิจนั้น ๆ เช่น งานศพ งานกิจกรรมภายในมหาวิทยาลัย งานเลี้ยงรับรอง งานบุญ หรืองานต่าง ๆ ที่ต้องดำเนินการในภาพรวมของมหาวิทยาลัยโดยมีผู้บริหาร คณาจารย์ บุคลากร ศิษย์เก่า เพชรราชภัฏ และนักศึกษา เข้าร่วม
- จัดทำคำกล่าวรายงาน กล่าวเปิดงาน ให้แก่ผู้บริหาร งาน หรือกิจกรรมของมหาวิทยาลัย
- วางแผนจัดทำโครงการของงานบริหารทั่วไป พร้อมทั้งติดตามให้เป็นไปตามแผน
- วางแผนจัดทำงบประมาณของงานบริหารทั่วไป
- งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย
20.1 แผนบริหารความเสี่ยงงานบริหารทั่วไป แผนบริหารความเสี่ยงกองกลาง และแผนบริหารความเสี่ยงของสำนักงานอธิการบดี
20.2 ควบคุมภายในงานบริหารทั่วไป ควบคุมภายในกองกลาง
20.3 งานประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักงานอธิการบดี และระดับของมหาวิทยาลัย
20.4 แผนปฏิบัติราชการของกองกลาง ของสำนักงานอธิกรบดี และมหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร
- ดูแลเว็บไซต์ และเพจ Facebook ของงานบริหารทั่วไป ดำเนินการบริหารจัดการข้อมูลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ ในภาพรวมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของงานบริหารทั่วไป
งานสารบรรณ ภารกิจรับผิดชอบ ดังนี้
- พิจารณากลั่นกรอง หนังสือเข้า – ออก เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร
- ดำเนินการจัดทำทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โดยสแกนเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์เข้าสู่ระบบฯ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง และนำเสนอผู้บริหารพิจารณาสั่งการไปยังหน่วยงาน บุคคลให้ดำเนินการ
- ตรวจสอบเรื่องและสำเนาหนังสือที่เกษียณเรื่องแล้วให้แต่ละหน่วยงานและแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบ หรือปฏิบัติ พร้อมติดตามการดำเนินงานรายงานให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องทราบ
- ดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องลับ ตามระเบียบว่าด้วยความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544
- ดำเนินการจัดส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งประสานหน่วยงานตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย
- ปิดประกาศเพื่อเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ หรือแจ้งเวียนไปยังส่วนราชการ
- ร่าง – โต้ตอบหนังสือราชการ หนังสือราชการ ภายในและภายนอก ตามที่ได้รับมอบหมาย ดำเนินการพิมพ์หนังสือราชการทั้งภายในและภายนอก พร้อมจัดทำสำเนาไว้เป็นหลักฐานเก็บในระบบและแฟ้มเก็บเอกสาร
- ปฏิบัติงานช่วยเหลือและสนับสนุนงานบริหารต่าง ๆ เช่น งานบันทึกข้อมูล งานธุรการ งานสารบรรณ งานพัสดุงานบริการทั่วไปในขอบเขตของงานธุรการ เพื่อสนับสนุนให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปได้โดยสะดวก
- ติดต่อประสานงานกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย
- ให้คำแนะนำตอบปัญหา แก้ไขปัญหาในการปฏิบัติงานให้แก่ผู้รับบริการ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน หรือผู้ติดต่อสอบถามทางโทรศัพท์ เพื่ออำนวยความสะดวกและเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจในงานบริหารงานทั่วไป
- ประสาน แลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับงานในหน้าที่ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- จัดเก็บ รักษา และการยืมเอกสาร หนังสือทางราชการ ตลอดจนการทำลาย
- เผยแพร่ สื่อสาร ให้ความรู้ที่ถูกต้องเกี่ยวกับงานสารบรรณแก่คณะ สำนัก สถาบัน กอง งาน
- กลั่นกรอง ตรวจสอบ รูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการ จากคณะ สำนัก สถาบัน กอง งาน ที่นำเสนอผู้บริหารชั้นสูง เพื่อให้มีความถูกต้อง และเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ
งานพิธีการ ภารกิจรับผิดชอบ ดังนี้
- ดำเนินการจัด ร่วม งานพิธี รัฐพิธี และพิธีการงานของมหาวิทยาลัย
- ประสานกลุ่มเป้าหมายเข้าร่วมกิจกรรม งานพิธีที่มหาวิทยาลัยมอบหมาย
- ต้อนรับแขกที่เข้าร่วมกิจกรรม งานพิธีการที่ดำเนินการ
- ดำเนินการประสานรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดงาน ไม่ว่าจะเป็นงานรัฐพิธี งานพิธีการเนื่องในโอกาสต่าง ๆ ในวันสำคัญ งานตามภารกิจของมหาวิทยาลัย ภารกิจของหน่วยงานภายใน รวมถึงภารกิจของหน่วยงานภายนอก
- ติดต่อสื่อสารลักษณะการใช้สถานที่ รวมถึงค่าใช้จ่าย และรูปแบบลักษณะงาน
- วางแผนการดำเนินงาน รายละเอียดในขั้นตอนต่าง ๆ ตั้งแต่ต้นจนจบพิธีการ
- ติดต่อ สื่อสาร และประสานส่วนงานที่เกี่ยวข้องด้านต่าง ๆ อาทิเช่น
ฝ่ายอาคารและสถานที่ เครื่องโสตทัศนูปกรณ์ หน่วยรักษาความปลอดภัย เป็นต้น
- กำกับ ดูแล พร้อมให้การต้อนรับ และควบคุมการจัดงาน ตลอดจนอำนวยความสะดวกทั้งก่อนงานพิธี ระหว่างพิธี และหลังเสร็จสิ้นพิธีการ
- เผยแพร่ภาพ กิจกรรมในการจัดงานที่ดำเนินการ
- สรุปผลการดำเนินงานในการจัดงานพิธีเพื่อจัดทำเป็นสถิติ และนำไปปรับปรุงสู่การพัฒนา
- ปฏิบัติภารกิจพิเศษอื่น ๆ ที่ไม่อยู่ในความรับผิดชอบของส่วนงานอื่นใด ในมหาวิทยาลัย ซึ่งต้องมีการจัดทำหนังสือเชิญ โดยประสานรายละเอียดกำหนดการ ประสานบุคลากรเข้าร่วม การแต่งกาย การจัดหาพานพุ่มเงิน – ทอง พานพุ่มดอกไม้สด พวงมาลา ผู้แทนหลัก ขั้นตอน จัดหารถรับ – ส่ง แก่ผู้เข้าร่วม งานต่าง ๆ เป็นประจำในทุกปี มีดังนี้
11.1 งานพระราชพิธีพระราชทานปริญญาบัตรฯ (ตามที่ส่วนกลางกำหนด)
11.2 งานพิธีครบรอบการสถาปนามหาวิทยาลัยราชภัฏสกลนคร
วันที่ 17 กรกฎาคม
11.3 พระราชพิธีเฉลิมพระชนมพรรษาพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว
วันที่ 28 กรกฎาคม
11.4 พระราชพิธีวันเฉลิมพระชนพรรษาสมเด็จพระนางเจ้าฯ พระบรมราชินี วันที่ 3 มิถุนายน
11.5 พิธีถวายพระกุศลและพิธีถวายพระพรวันคล้ายวันประสูติ สมเด็จ
พระเจ้าลูกเธอ เจ้าฟ้าสิริวันวรีฯ วันที่ 8 มกราคม
11.6 วันพ่อขุนรามคำแหง วันที่ 17 มกราคม
11.7 วันยุทธหัตถีสมเด็จพระนเรศวรมหาราช วันที่ 18 มกราคม
11.8 วันมาตรฐานฝีมือแรงงานแห่งชาติ วันที่ 2 มีนาคม
11.9 วันที่ระลึกพระบาทสมเด็จพระพุทธเลิศหล้านภาลัยฯ รัชกาลที่ 2 วันที่ 24 กุมภาพันธ์
11.10 วันที่ระลึกพระมหาเจษฎาราชเจ้าฯ รัชกาลที่ 3 วันที่ 31 มีนาคม
11.11 วันที่ระลึกพระบาทสมเด็จพระพุทธยอดฟ้าจุฬาโลกมหาราช
รัชกาลที่ 1 และวันที่ระลึกมหาจักรีบรมราชวงศ์ วันที่ 6 มิถุนายน
11.12 วันที่ระลึกสมเด็จพระนเรศวรฯ วันที่ 25 เมษายน
11.13 พิธีถวายพระกุศลและพิธีถวายพระพรวันคล้ายวันประสูติ สมเด็จพระเจ้าลูกยาเธอ เจ้าฟ้าทีปังกรรัศมีโชตฯ วันที่ 29 เมษายน
11.14 พิธีสักการะอนุสาวรีย์พระยาประจันตประเทศธานี ประจำปี
วันที่ 21 พฤษภาคม
11.15 พิธีวันที่ระลึกพระบาทสมเด็จพระปกเกล้าเจ้าอยู่หัวฯ รัชกาลที่ 7 วันที่ 30 พฤษภาคม
11.16 พิธีวันที่ระลึกวันคล้ายวันสวรรคต “พระบาทสมเด็จพระปรเมนทรมหา-อานันทมหิดล พระอัฐมรามาธิบดินทรฯ” รัชกาลที่ 8 วันที่ 9 มิถุนายน
11.17 พิธีวันที่ระลึกคล้ายวันสวรรคต “สมเด็จพระนารายณ์มหาราช” วันที่ 11 กรกฎาคม
11.18 พิธีเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ
พระบรมราชชนนีพันปีหลวงฯ วันที่ 12 สิงหาคม
11.19 พิธีวันนวมินทรมหาราช วันที่ 13 ตุลาคม
11.20 พิธีวันพระบิดาแห่งฝนหลวง วันที่ 14 พฤศจิกายน
11.21 พิธีวันคล้ายวันพระบรมราชสมภพพระบาทสมเด็จพระชนกาธิเบศวรฯ (รัชกาลที่ 9)
11.22 วันน้อมลำลึกพระเจ้าตากสินมหาราช วันที่ 28 ธันวาคม
11.23 ประสานงานพิธีทำบุญตักบาตรเนื่องในโอกาสต่าง ๆ ตามที่จังหวัดกำหนด
11.24 ร่วมรับ – ส่ง เสด็จตามภารกิจที่มหาวิทยาลัยได้รับมอบหมายจากจังหวัด
งานสภาคณาจารย์และข้าราชการ ภารกิจรับผิดชอบ ดังนี้
- ให้คำปรึกษาและข้อเสนอแนะในกิจการของมหาวิทยาลัยและการพัฒนามหาวิทยาลัยต่ออธิการบดีหรือสภามหาวิทยาลัย
- แสวงหาแนวทางร่วมกันเพื่อส่งเสริมพัฒนาศักยภาพของคณาจารย์และข้าราชการในการปฏิบัติหน้าที่ตามจรรยาบรรณแห่งวิชาชีพ
- พิทักษ์ผลประโยชน์ของมหาวิทยาลัยและปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่อธิการบดีหรือสภามหาวิทยาลัยมอบหมาย
- เรียกประชุมคณาจารย์และข้าราชการเพื่อพิจารณากิจกรรมของมหาวิทยาลัยและนำเสนอความคิดเห็นต่อสภามหาวิทยาลัย
- ปฏิบัติตามภารกิจที่มหาวิทยาลัยมอบหมาย อาทิเช่น การจัดประชุม
ประชาพิจารณ์ โครงการ กิจกรรม เป็นต้น
- วางแผน วิเคราะห์ ดำเนินการจัดประชุมสามัญ วิสามัญ โดยจัดทำโครงการตามแผนงาน ภารกิจ ของคณะกรรมการสภาคณาจารย์ฯ
- จัดทำงบประมาณ การเงิน พัสดุ ครุภัณฑ์
- เผยแพร่ข้อมูล ประชาสัมพันธ์การดำเนินงาน ภารกิจ กิจกรรมของ
สภาคณาจารย์ฯ
- จัดทำระเบียบวาระการสภาคณาจารย์ฯ จดบันทึกการประชุม ทำรายงานการประชุม แจ้งมติการประชุม รวบรวมข้อมูลประกอบวาระการประชุม
- จัดทำรวบรวมผลการดำเนินโครงการ
- วางแผน จัดทำเว็บไซต์สภาคณาจารย์และข้าราชการ
- จัดทำรายงานการเดินทางไปราชการของกรรมการสภาคณาจารย์ฯ
- จัดทำชุดเบิก งบประมาณและการเงิน
- เบิกวัสดุ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการผ่านระบบ
- จัดพิมพ์ร่าง – โต้ ตอบหนังสือราชการ
- ดูแล รักษาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และวัสดุครุภัณฑ์เครื่องใช้สำนักงาน
- ติดต่อ ประสาน ดำเนินงานตามพันธกิจ และตามที่ได้รับหมาย
- หน่วยเลขานุการ รับผิดชอบงานหลัก ๆ ดังนี้
2.1 งานเอกสารและงานธุรการ ภารกิจรับผิดชอบ ดังนี้
– จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือราชการ เพื่อดำเนินการเสนอก่อนและหลัง
– พิจารณากลั่นกรองหนังสือโดยตรวจทานว่าผ่านกระบวนการจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และผู้บริหารที่กำกับดูแลให้ครบถ้วนก่อนเสนอผู้บริหารพิจารณา
– ดูแลตรวจสอบความถูกต้องของอักษร และรูปแบบหนังสือราชการจากหน่วยงานต่าง ๆ ก่อนนำเสนอผู้บริหารและลงนามในหนังสือ พร้อมตรวจทานหนังสือจากผู้บริหารพิจารณาสั่งการ และลงนามให้ครบถ้วน ก่อนจัดส่งคืนหน่วยงาน
– ให้ข้อมูลเบื้องต้นเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร กรณีหน่วยงานภายใน หรือภายนอกเชิญประชุม สัมมนา ร่วมเป็นเกียรติ เป็นประธานในพิธีเปิด – ปิดงาน หากมีการกำหนดเวลาที่ซ้ำซ้อนกับภารกิจอื่นที่ได้มีการนัดหมายล่วงหน้าแล้ว
– พิมพ์หนังสือภายใน หนังสือภายนอก และเอกสารราชการต่าง ๆ
ให้ผู้บริหารตามที่ได้รับมอบหมาย
2.2 การเขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่าง ๆ รวมทั้งเอกสารส่วนตัว และ
ตามคำสั่งของผู้บริหาร
การเขียนจดหมายโต้ตอบ และพิมพ์งานต่าง ๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสารส่วนตัวและตามคำสั่งของหัวหน้าและผู้บริหาร เช่น โต้ตอบจดหมาย จัดทำ PowerPoint งานสอน และจัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ และนำเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณา พร้อมทั้งปรับปรุงแก้ไขตามคำสั่งแนะนำของผู้บริหารและนำเสนออีกครั้ง พร้อมทั้งนำส่งและถ่ายเอกสารตามจำนวนที่กำหนด และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน และจัดเก็บตามแฟ้ม
2.3 เตรียมการเดินทางไปร่วมประชุม สัมมนาต่าง ๆ และทำบันทึกการเดินทาง
ในกรณีที่จะต้องมีภารกิจไปราชการ หรือติดต่อราชการภายนอก เช่น ประชุมเลขานุการจะเป็นผู้ดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง จองตั๋วเครื่องบิน จองโรงแรมที่จะพัก รถรับ-ส่ง ยังสถานที่ต่าง ๆ พร้อมทั้งเตรียมของที่ระลึกในกรณีที่ต้องใช้ และเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้แก่ผู้บริหาร และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานด้วย
2.4 การโทรศัพท์ติดต่องานกับบุคคลภายในและภายนอก การนัดหมายแขก
การโทรศัพท์ติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอกตามคำสั่งผู้บริหาร พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานและรายงานให้ผู้บริหารทราบ การรับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอกที่ติดต่อมายังผู้บริหาร พร้อมทั้งสอบถามรายละเอียดว่า ผู้พูดคือใคร ติดต่ออะไร และขอเบอร์ติดต่อไว้ ในกรณีที่ท่านไม่อยู่ จะบันทึกไว้เป็นหลักฐานและแจ้งให้ผู้บริหารทราบ
2.5 การจัดทำตารางการนัดหมายและเตือนการนัดหมาย
การนัดหมายนั้นทำได้หลายวิธี เช่น การนัดหมายด้วยวาจา การนัดหมายทางโทรศัพท์ การนัดหมายโดยใช้จดหมายติดต่อทุกครั้งที่เลขานุการทำการนัดหมายจะเป็นไปตามความต้องการของผู้บริหารทุกครั้ง เลขานุการจะแจ้งให้ผู้บริหารทราบว่าได้ทำการนัดหมายกับบุคคล วัน เวลาใด เผื่อผู้บริหารจะทำการนัดหมายจะได้เกิดการซ้ำซ้อนกัน การนัดหมายทุกครั้ง เลขานุการจะทำบันทึกการนัดหมายลงระบบที่ได้จัดทำไว้ เพื่อเตือนความจำทั้งเลขานุการและผู้บริหาร และการนัดหมายถ้าเกิดมีความจำเป็นต้องยกเลิก เลขานุการจะรีบแจ้งการเลิกนัดก่อนถึงวัน เวลาที่นัด และเสนอแนะการนัดในวัน เวลาต่อมา
2.6 การต้อนรับแขกและผู้มาติดต่อผู้บริหาร
ในกรณีที่นัดไว้เลขานุการจะเชิญให้แขกนั่งในห้องพักที่จัดไว้เพื่อรอเวลาเข้าพบผู้บริหาร หรือในกรณีที่ไม่ได้นัดไว้ จะต้องรับนัดหากในขณะนั้นผู้บริหารไม่สะดวกในการให้เข้าพบ หลังจากนั้นจะบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานว่า แขกที่มาติดต่อชื่ออะไร เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ หรือขอนามบัตร และประสานกลับโดยด่วน
2.7 การดูแลความเรียบร้อยของห้องผู้บริหาร
เลขานุการจะดูความเรียบร้อยของเบื้องต้นห้องทำงานผู้บริหาร มีฝุ่น ขยะ สกปรก อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน หากมีไม่เพียงพอหรือชำรุด จะประสานงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อไป
2.8 การเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ
เลขานุการจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ หากต้องการค้นหาเรื่องใดก็ตามจะต้องหาได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมเรื่องเป็นหมวดหมู่ ประหยัดเวลาในการเก็บค้น สำหรับบางเรื่อง เลขานุการจะปรึกษากับผู้บริหารว่าให้เก็บเรื่องอย่างไร เพื่อจะได้เป็นที่รู้กันระหว่างเลขานุการกับผู้บริหาร จะได้ค้นเรื่องได้ถูกต้อง
2.9 ช่วยดำเนินการเกี่ยวกับการประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้บริหาร เช่น
– การเตรียมห้องประชุม อาหารว่างและเครื่องดื่ม (ทั้งก่อนและหลังประชุม)
– การจัดระเบียบวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชุม
– การเชิญประชุม
– การจดรายงานการประชุม
- หน่วยประชุม (คณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารบุคคลในมหาวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี คณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดี)
3.1 ควบคุมดูแล ติดตาม การปฏิบัติงานของงานประชุมและพิธีการให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย ในการดำเนินการจัดทำวาระการประชุมการจัดประชุม การจัดทำรายงานการประชุม
3.2 จัดทำปฏิทินการประชุมประจำปี เตรียมการประชุมผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัย เตรียมการประชุมสภามหาวิทยาลัย และการประชุมอื่นที่ได้รับมอบหมาย
3.3 จัดทำระเบียบวาระการประชุม และจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม จัดเตรียมเอกสาร ระเบียบวาระการประชุม
3.4 หนังสือเชิญประชุม บันทึกการประชุม จัดทำรายงานการประชุม แจ้งมติที่ประชุม และติดตามเรื่องตามมติที่ประชุม
3.5 ประสานกับหน่วยงานภายในเพื่อเวียนแจ้งมติที่ประชุม
3.6 จัดทำเอกสารประกอบวาระการประชุมต่าง ๆ เช่น การประชุมสภามหาวิทยาลัย ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย และการประชุมอื่นที่ได้รับมอบหมาย
3.7 จัดเตรียมข้อบังคับ ระเบียบ และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม
3.8 กำหนดเป้าหมาย และวางแผนดำเนินการอันเป็นหลักสำคัญในการดำเนิน
กิจการของมหาวิทยาลัย
3.9 อำนวยความสะดวกในการประชุม เช่น เลี้ยงรับรองให้การต้อนรับแก่ผู้เข้าประชุม
3.10 จัดเตรียมอาหารว่างและจัดเก็บอุปกรณ์ในการจัดประชุม
3.11 จัดทำรายงานการประชุม ให้แล้วเสร็จภายใน 7 วันหลังการประชุม รวบรวมข้อมูลจัดส่งมติ ระเบียบ ข้อบังคับที่ออกโดยสภามหาวิทยาลัย
3.12 จัดทำข้อมูลข่าวสารของสภามหาวิทยาลัย และเอกสารรายงานการประชุม ขึ้นเผยแพร่ทางเว็บไซต์
3.13 ปฏิบัติหน้าที่ และดำเนินการเกี่ยวกับคณะกรรมการสรรหาต่าง ๆ เช่น
สรรหานายกสภามหาวิทยาลัย สรรหากรรมการสภามหาวิทยาลัยผู้ทรงคุณวุฒิ สรรหาอธิการบดี สรรหาคณบดี สรรหาผู้อำนวยการ สถาบัน สำนัก สรรหาคณะกรรมการติดตามตรวจสอบฯ
สรรหาคณะกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัย เป็นต้น
3.14 ดูแลต้อนรับแขก กรรมการที่เข้าร่วมประชุมทั้งกรรมการภายใน และกรรมการจากบุคคลภายนอก
3.15 ติดต่อ ประสาน จัดหาที่พัก รถรับ – ส่ง ในการเดินทางไป กลับของกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ
3.16 จัดทำเอกสารเบิกจ่าย เช่น ค่าเบี้ยประชุม ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าจ้างเหมาจัดทำเอกสาร และชุดรายงานการเดินทางไปราชการของกรรมการในการเข้าร่วมประชุมจัดทำชุดเบิกรายงานการเดินทางไปราชการของกรรมการในการเข้าร่วมประชุม
3.17 รวบรวมผลการดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัย ของคณะกรรมการที่แต่งตั้งโดยสภามหาวิทยาลัย และจัดทำรายงานประจำปีของสภามหาวิทยาลัย
3.18 วิเคราะห์ สรุป รายงานค่าใช้จ่ายในการดำเนินการแต่ละครั้งเพื่อเป็นข้อมูลทางสถิติ ประกอบการจัดทำงบประมาณในปีถัดไป
3.19 จัดเก็บรวบรวมเอกสารการประชุมให้เป็นหมวดหมู่ ง่ายต่อการสืบค้น